長沙市市場監督管理局（原長沙市工商行政管理局）高度重視檔案管理工作，2017年4月，攜手湖南德立信軟件開發有限公司以檔案業務信息資源建設為核心，建立具有管理標準化、流程規范化、服務網絡化、安全可靠的智慧檔案管理平臺，構建了長沙市市場監督管理局標準、規范的檔案業務管理體系，旨在加強為各級領導、相關管理人員和企業用戶提供決策支持和信息服務，為政府職能改革提供有力保障。

在實施過程中，項目組本著“統籌規劃、循序漸進、項目帶動、重點突破、需求導向、保證安全、合理適用、穩步實施”的原則，歷時8個月完成該項目一期建設內容。完成了檔案收集、整理、數據化流程的梳理和優化，海量歷史檔案數據的遷移、與業務系統無縫對接、自助式查詢平臺的研發與推廣，完整地構建了長沙市市場監督管理局檔案智慧化管理工作的十大業務流程，為建立市場監督管理局智慧檔案館奠定了基礎架構及數據基礎。

1、總體規劃、分步實施

根據項目實際需求和最終目標，項目組設定“總體規劃、分步實施、最終建設成為市場監督管理行業智慧檔案館的宏偉目標”的建設思路。經過反復調研論證，規劃分四階段建設完成具有市場監督管理局的行業智慧化檔案管理平臺：一階段完成檔案收集、整理、數字化流程梳理和基礎架構的建設；二階段，為提高企業用戶業務辦理的效率，項目組采用多種手段確保了海量歷史數據遷移與清理；三階段，實現了業務系統與檔案智慧管理平臺的數據接口，建立一體化管理機制，同時保證了業務數據的時效性；四階段實現企業用戶自助式查檔的便捷性，提高了行政管理職能。

2、系統集成

通過與業務系統進行系統集成，實現上游業務系統的辦結業務數據自動預歸檔至智慧檔案管理平臺中，縮減優化了原業務流程的手工錄入、掛接電子文件等收集管理工作。通過接口適時推送至檔案系統，提高工作效率。

3、合理適用、穩步實施

通過完整的項目溝通管理機制，深入了解用戶并形成良性互動，以專業的角度為用戶建言獻策，經過反復的論證，最終確定檔案業務流程，提高檔案數據化的高效管理及快捷利用，同時也保障了工商檔案數據的安全保密工作。

通過本項目的建設，原有的線下人工模式轉變為線上、線下齊頭并進的模式。一，在業務系統辦理的公文數據，通過接口將辦結的業務數據預歸檔至檔案管理系統，人工辦理的業務材料在檔案室留存，預錄入檔案管理系統，提高檔案資源的收全率；二、企業用戶需要查閱檔案材料時，通過自助設備自主查詢，避免了排隊等候的現象，方便快捷同時也節省行政資源；三、量化了數字化加工，確保了企業檔案的實效利用；四、歷史海量數據的遷移，流程優化，檔案管理人員通過權限界定，做到檔案資源的安全保密，高效利用。